Образец оформления внутренней описи личного дела Внутренняя опись документов личного дела ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── (фамилия, имя, отчество работника) N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы 1 2 3 4 5 6 7 1 Дополнение к личному листку по учету кадров 2 Личный листок по учету кадров 3 Автобиография 4 Копия диплома об образовании 5 Трудовой договор … И т.д. Наименование должности лица, составившего опись (подпись) (расшифровка подписи) Дата Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).
Нужна ли автобиография в личном деле
Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).
Внимание
Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки. Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.
Личное дело сотрудника
Инфо
Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать. Изложенные выше советы предназначены прежде всего для кадровика, а не для составителя.
Поэтому, не следует их перечислять работнику, как руководство к действию. Достаточно наблюдать за тем, как он пишет автобиографию, и если нужно — незаметно «подталкивать» в верном направлении и ненавязчиво помогать.
Автобиография должна составляться в спокойной обстановке — «на коленке» ее не пишут. В нервозной обстановке и спешке составитель просто может забыть об отдельных жизненных этапах и значительных событиях.
Важно
Поэтому желательно обеспечить спокойную благожелательную обстановку. Кстати, как свидетельствует практика, самые лучшие автобиографии получается составить в домашней обстановке — тогда помогает вся семья — родители, супруг, да и дети напоминают когда родились.
Личное дело работника. азбука кадровика
ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; 2) документы, фиксирующие прием на работу: — собственноручно написанное заявление о приеме на работу; — автобиографию; — личный листок по учету кадров; — копию приказа о приеме на работу; — экземпляр трудового договора; — копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу; 3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации: — справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований); — копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст.
Вход на сайт
Полнота и правильностьзаполнения личного листка проверяются работником кадровой службы(специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей,сделанных в личном листке, записям в документах.При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаютсяследующие требования:на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даныисчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер»да», «нет»;не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательногоответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже.Например: Сидорский Олег Николаевич;в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число,месяц и год рождения.
Прием на работу. обязательно ли оформлять личное дело работника.
Оформляем автобиографию и помещаем ее в дело В автобиографии содержится краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности работника. Автобиографию составляет и пишет работник в произвольной форме, как правило, от руки, без исправлений и помарок.
В автобиографию включают следующую информацию:
- фамилия, имя, отчество,
- дата и место рождения,
- сведения о родителях,
- полученное образование,
- с какого времени началась трудовая деятельность,
- участие в общественной работе и выборных органах,
- отношение к воинской обязанности,
- наличие правительственных наград, поощрений,
- сведения о составе семьи,
- домашний адрес и телефон,
- дата составления биографии,
- подпись работника.
Шаг 5.
Автобиография: «авто» плюс «биография»
- Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы.
- Приказ Роспотребнадзора от 16.03.2005 № 300 утверждает ведение личных дел на сотрудников Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.
- Постановление от 21.08.2004 № 429 «О Федеральной таможенной службе» утверждает Положение о ФТС, в котором п.15 возлагает на управление кадрами обязанность ведения личных дел сотрудников службы.
- Приказ Министерства образования и науки РФ от 06.08.2009 N 284 утверждает «Положение о порядке проведения аттестации работников, занимающих должности научно-педагогических работников», в котором п.
Состав документов личного дела работника
В него не включают документы, которые положено хранить 10 и менее лет. К таковым относятся: копии приказов о смене фамилии, о дисциплинарных взысканиях, о предоставлении отпусков, а также справки о размере зарплаты или о составе семьи, медицинские и т.
п. Какие же документы составляют личное дело работника? Рассмотрим обязательный перечень. 1. Заявление о приеме на данное место работы, оно пишется работником в произвольной форме с указанием должности и даты начала работы.
Далее визируется начальником кадровой службы и руководителем организации. 2. Приказ (выписка) о приеме на данную должность с указанием необходимых сведений – даты приема, точного названия должности, характера работы (постоянная или временная, основная или по совместительству, с испытательным сроком (стажировкой) или без).
Характеристика — официальный документ, содержащий сведенияо трудовой, общественной или иной деятельности работника. Онаоформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланкев произвольной форме.
В характеристике указываются:название вида документа (характеристика);имя, отчество, фамилия характеризуемого;текст с указанием года рождения, образования, занимаемойдолжности, структурного подразделения, стажа работы в даннойорганизации и в данной должности, деловых и моральных качеств,оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств,наличия поощрений, правительственных наград, а также целевогоназначения характеристики.Внешняя характеристика подписывается руководителем организации,внутренняя — руководителем структурного подразделения, в которомработает работник, с указанием даты. Внешняя характеристиказаверяется печатью нанимателя.
Нужна ли автобиография при формировании личного дела сотрудника
Например: «С 1984 по 1989 год работал на заводе «Салют» слесарем-сборщиком авиационных приборов».
- Даты указываются после события в скобках. Например: «Поступил в аспирантуру Московского государственного университета им.
М.В. Ломоносова (1974 год). После окончания аспирантуры (1978 год) работал преподавателем трудового права в Свердловском юридическом институте (до 1984 года)».
- Иногда предпочтение отдается следующему стилю изложения. Составителю в устном порядке задаются основные направления (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т.д.) и по этим разделам в хронологическом порядке отражаются все сведения.
Но поскольку в один и тот же период могли происходить события, касающиеся всех направлений, автобиография может получиться загроможденной повторами дат. Мы уже отмечали, что автобиография — это не просто описание жизни, а самостоятельное описание.