Однако, если старая трудовая книжка пришла совсем в негодность и внесенные в нее записи не читаемы, либо вообще отсутствуют, то оформить дубликат Вы можете только на основании подтверждающих трудовую деятельность работника в предыдущих организациях справок предоставленных самим работником. Также отметим, что в данном случае, если работник отказывается предоставить справки о его трудовой деятельности у предыдущих работодателей, то Вы можете оформить ему новую трудовую книжку. При этом, в данном случае, рекомендуем взять с работника заявление, в котором он укажет желание оформить новую трудовую книжку. Таким образом, можно сказать, что Вы можете поступить одним из указанных выше вариантов, исходя из конкретных обстоятельств дела. Однако, продолжать вести трудовую книжку пришедшую в негодность нельзя.
Восстанавливаем трудовую книжку
Также, отметим, что собрать документы подтверждающие периоды работы в предыдущих организациях в первую очередь в интересах самого работника, т.к. при оформлении пенсии у него могут возникнуть проблемы с пенсионным фондом. Подробности в материалах Системы:
- Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки
Основания для оформления дубликата трудовой книжки Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:
- его трудовая книжка утеряна;
- его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.
п.); - в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.
В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п.
Производственный календарь
В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.
Внимание
Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.
В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Что делать если трудовая книжка испорчена
Важно
Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы.
В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225. Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы.
Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника
В Комиссию по установлению трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций, созданную постановлением администрации Тамбовской области От: Общества с ограниченной ответственностью «Крокус» Адрес: 393190, г. Котовск Тамбовской области, ул. Свободы, д. 19 Заявление Прошу организовать работу по установлению трудового стажа работников в связи с массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации — пожара в офисе ООО «Крокус», расположенном по адресу: 393190, г.
Котовск Тамбовской области, ул. Свободы, д. 19, произошедшего 8 августа 2010 г., в результате которого утрачены трудовые книжки трех работников.
Если у работника испорчены кадровые документы: как действовать
Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:
- если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
- работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
- наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).
Выводы
- Трудовая инспекция и суд чаще всего в данной ситуации входят в положение сотрудника, поэтому постарайтесь не доводить конфликт до этого.
- Всегда можно прийти к соглашению.
Как грамотно оформить выдачу новой трудовой книжки и дубликата прежней книжки
Трудовая книжка – серьезный документ, отражающий весь послужной список работника с первого места работы до настоящего. Несмотря на разговоры об отмене трудовых книжек, этот документ по-прежнему имеет юридическую силу и очень ценен в практике трудовых отношений.
Инфо
Поэтому утеря трудовой книжки чревата негативными последствиями в будущем трудоустройстве и при оформлении выхода на заслуженный отдых. Обстоятельства такой утери могут быть различными:
- кража}
- потеря работодателем}
- утрата работником}
- потеря в чрезвычайных обстоятельствах (пожар, затопление, месть бывшего работодателя и др.).
Но каковы бы ни были причины, послужившие утере, оставлять ее без немедленного принятия мер ни в коем случае нельзя.
Иначе спустя какое-то время сделать это будет уже затруднительно.
Восстановление или дубликат? Даже если вы приобретете бланк и всего лишь воспроизведете записи, когда-то занесенные в вашу трудовую книжку на вполне законных основаниях, это будет не совсем легально. Да и ответственности за подделку документов и их использование еще никто не отменял.
Поэтому при потере трудовой книжки стоит знать, что восстановлению она не подлежит в любом случае. А вот выдать вам официально ее дубликат обязан любой работодатель.
К тому же процедура эта вполне легальна, полученный документ можно будет смело предъявить и при трудоустройстве, и в Пенсионный фонд. Получение дубликата трудовой книжки По закону работодатель обязан в 15-дневный срок с момента подачи заявления выдать даже бывшему работнику организации дубликат трудовой книжки.
При этом неважно, утрачена ли книжка совсем или существует, но в испорченном состоянии (обгоревшая, испачканная или порванная).
Работник предоставил испорченную трудовую книжку
Гордеева Е.И., Управление труда и социального развития Тамбовской области «Исключительное право на установление трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций, согласно Правилам, имеет комиссия по установлению трудового стажа, создаваемая органами исполнительной власти субъектов РФ. Работодатели не вправе даже при наличии документов, подтверждающих факты трудовой деятельности работников, устанавливать им трудовой стаж».
Итак, комиссия на основании документов, имеющихся у работника (справок, копий приказов и т.п.), а при их отсутствии — на основании показаний двух и более свидетелей, работавших с ним у одного работодателя, и ответов по запросам с предыдущих мест работы составит акт с указанием продолжительности общего трудового стажа на момент составления акта, периодов работы, должностей в отношении каждого работника.
Но если эти документы представлены не полностью, то в трудовую книжку записывается суммарный стаж работы в иных организациях (годы, месяцы, дни) без уточнения периодов работы, наименований должностей и работодателей. В процессе оформления дубликата трудовой книжки в зависимости от причин ее утраты действия работодателя и владельца книжки могут различаться.
Что делать, если трудовая книжка испорчена? Бывает так, что трудовая книжка не потеряна, но ее внешний вид не позволяет считать ее полноценным документом. Если она обожжена, испачкана или порвана, работник также имеет право потребовать выдачи ее дубликата.
В этом случае, в отличие от дублирования утраченной книжки, указания только общего стажа трудовой деятельности будет недостаточно. В дубликат испорченной трудовой книжки должны быть перенесены все записи, которые не повреждены и легко читаются.
Прошу установить трудовой стаж следующим работникам ООО «Крокус»: 1) Баранову Ивану Ивановичу, 1975 года рождения; 2) Смолиной Ольге Николаевне, 1970 года рождения; 3) Соколовой Татьяне Петровне, 1980 года рождения. Прошу включить в состав комиссии Савельеву Ирину Николаевну, бухгалтера ООО «Крокус».
Приложение: Справка Управления государственной противопожарной службы по Тамбовской области от 11.08.2010 N 188. Генеральный директор ООО «Крокус» Волков И.И. Волков Печать 11 сентября 2010 г. Если в вашем регионе не создана такая постоянно действующая комиссия, то свое заявление об установлении трудового стажа работников вам нужно адресовать в орган по труду вашего субъекта РФ (в разных регионах он называется по-разному, например в Москве это Департамент труда и занятости), дополнив его просьбой о создании такой комиссии.
- Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
- Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
- Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.
Оформляем дубликат Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата. Внимание! Согласно ст.