Где хранятся трудовые договоры и трудовые книжки работников филиала? Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, который назначает специально уполномоченное лицо. Чтобы передать ведение трудовых книжек в филиал, работодателю необходимо:
- создать единую кадровую службу;
- изготовить для нее необходимое количество печатей;
- уполномочить приказом (распоряжением) директора филиала производить ведение и хранение трудовых книжек сотрудников, работающих в обособленном подразделении.
В положении о филиале или в других локальных нормативных актах необходимо установить, что кадровые службы, созданные в филиалах, входят в состав единой кадровой службы организации.
Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления
Важно
Подразделения в своей работе руководствуются законодательством и локальными нормативными актами, регулирующими деятельность создавшей их организации, а работники обособленных подразделений — это персонал данной организации.В документах, которыми обычно руководствуется кадровая служба, нет прямых указаний на то, каким образом должно вестись кадровое делопроизводство в филиалах. Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне.В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства:1) централизованное — характерно в отношении филиалов, находящихся в одном с головной компанией городе.
Обособленное подразделение какие кадровые документы необходимо
Вопрос Подскажите пожалуйста наша организация по Уставу зарегистрирована в Сургутском районе, сам офис находиться в городе Сургуте, снимаем площадь. Налоговая с города сказала, что так как мы снимаем площадь в городе Сургуте, мы обязаны открыть обособленное подразделение в городе и налоги перечислять в город. У меня вопрос как по кадровому делопроизводству все правильно оформить? Нужно ли изменять штатное расписание, нужно ли уведомлять людей о переводе и переводить их, издавать приказ и.т.д.
Инфо
Спасибо Ответ Ответ на вопрос: Обособленное структурное согласно ст. 55 ГК РФ – это общее понятие. Обособленное подразделение представлено, как правило, в форме представительств или филиалов. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?
В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении.4. Перевод сотрудника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме N Т-5.5. После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения.
В филиал в опечатанном виде передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется).6. Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст.
Ведение кадровой документации в филиале (гущина и.)
- штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается совместно с подразделением безопасности);
- бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;
- документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);
- номенклатуру дел и все документы постоянного срока хранения по номенклатуре;
- описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям – архивные документы постоянного срока хранения.
Затем следует подготовить проект приказа руководителя организации об утверждении плана мероприятий (с указанием сроков, ответственных и пр.) по передаче документального и архивного фондов филиала в состав документального и архивного фондов головной организации.
Какие кадровые документы нужны в обособленном подразделении
Что является обособленным подразделением и кто им руководит Обособленное подразделение (ОП) в соответствии с п. 2 ст. 11 Налогового кодекса Российской Федерации определяется как любое территориально обособленное от организации подразделение. Согласно указанному документу, основанием для признания статуса ОП является наличие оборудованных стационарных (созданных на срок более одного месяца) рабочих мест по месту его расположения. Содержание сведений об ОП в учредительных документах компании и возложенные на него полномочия при этом значения не имеют.
Открытие обособленного подразделения сопровождается изданием соответствующего приказа. При необходимости издается приказ, обособленное подразделение по которому передается под руководство лица, назначенного главой организации. Однако данная мера не обязательна, если речь идет об ОП как таковом (а не о филиале или представительстве).
Отражение обособленного подразделения в кадровых документах
Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений. Интересная информация о Графике отпусков вновь созданной организации размещена здесь. Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.
Внимание
Примечание: У работодателя не возникает обособленного подразделения, если работники в другом городе работают на дому (письмо Минфина от 18 марта 2013 г. N 03-02-07/1/8192; Постановление ФАС Московского округа от 03.12.2010 N КА-А40/15062-10 по делу N А40-6293/10-13-36) или дистанционно (письмо Минфина от 1 июля 2013 г. N 03-02-07/1/24992). Что касается сотрудников: Как мы понимаем, сотрудники согласно трудовых договоров работают в Сургутском районе.
В связи с чем, их нужно перевести в обособленное структурное подразделение в г. Сургут (после его создания).
Как вести кадровую работу в филиале
Запись о переводе на работу в другую местность вместе с организацией была добавлена в трудовую книжку сотрудника и в раздел III его личной карточки. Перевод в другую местность к новому работодателю Как оформить перевод сотрудника в другую местность к новому работодателю Перевод сотрудника в другую местность к новому работодателю оформляется через увольнение сотрудника с прежнего места работы и его прием по новому месту работы. При этом новый трудовой договор с сотрудником должен быть заключен в течение месяца со дня увольнения с прежнего места работы. Это следует из положений пункта 4 статьи 64 и пункта 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ. Подробнее о порядке такого перевода и его документальном оформлении см. Как оформить перевод сотрудника в другую организацию.
Документы в обособленных подразделениях
Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение. В свою очередь, печать подразделения, помимо указанной информации, также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение. Таким образом, печать организации на документе подтверждает и факт создания документа конкретной компанией, и его подлинность, а печать подразделения – факт создания документа определенным обособленным подразделением организации и подлинность этого документа.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках», не предусматривают возможности заверки записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, т.е. основной печати организации.
Перевод в другую местность вместе с работодателем Как оформить перевод сотрудника в другую местность вместе с работодателем При переводе сотрудника в другую местность вместе с организацией инициатором перевода выступает организация. Чтобы осуществить такой перевод, необходимо получить письменное согласие сотрудника. Для этого оформите уведомление о предстоящем переводе в произвольной форме и ознакомьте с ним сотрудника под подпись.
В уведомлении сотрудник должен письменно выразить свое согласие или несогласие на перевод. Если сотрудник согласен на перевод в другую местность вместе с работодателем, внесите изменения в его трудовой договор. Изменения к трудовому договору оформите в виде дополнительного соглашения.
Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если сотрудник отказывается от перевода в другую местность вместе с работодателем, то его можно уволить (п. 9 ст. 77 ТК РФ). При этом сотруднику должно быть выплачено выходное пособие в размере не меньшем, чем его двухнедельный средний заработок. В коллективном или трудовом договоре организация может предусмотреть больший размер пособия. Такой порядок установлен статьей 178 Трудового кодекса РФ. Пример оформления перевода сотрудника в другую местность вместе с организацией Электрика А.В. Лампочкина уведомили о предстоящем его переводе в связи с переездом организации в другую местность. С переводом он согласен. Для внесения изменений в трудовой договор было оформлено дополнительное соглашение к нему. Руководитель организации издал приказ о переводе.
Обособленное подразделение какие кадровые документы необходимо
Директор филиала вправе заключать и расторгать трудовые договоры с работниками филиала.3.3.2. Директор филиала вправе утверждать должностные инструкции работников филиала, положения об отделах филиала.3.3.3. Директор филиала вправе поощрять работников или налагать на них дисциплинарные взыскания.3.3.4.
Директор филиала обеспечивает соблюдение работниками филиала правил внутреннего трудового распорядка, норм охраны труда.3.3.5. Директор филиала обеспечивает создание условий для повышения квалификации работников филиала и содействует их профессиональному росту.4. Права и обязанности Работодателя.<…4.5. Работодатель имеет право проводить аудит любой документации, включая кадровую, филиала ООО с предупреждением об этом Директора филиала за 2 (два) рабочих дня.