Как правильно провести кадровый аудит

В ходе проверок налоговые инспекции, сотрудники органов по охране труда и прочие проверяющие находят в организациях массу нарушений, устранение которых зачастую обходится очень дорого. Чтобы выявить и исправить все недочёты до начала подобных мероприятий, предприятия проводят кадровые аудиты, о сути и методике проведения которых и пойдёт речь в данной статье. Содержание статьи

• Что это такое?
• Что проверяют?
• Когда необходима проверка?
• Методики
• Порядок проведения процедуры
• Отчётность по результатам

Что это такое? Кадровый аудит представляет собой всестороннюю проверку ведущейся в фирме документации на предмет её соответствия положениям нормативных документов, а также проверку организации процесса взаимодействия руководства и владельца фирмы с наёмными работниками.

Как провести кадровый аудит?

Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г.

№ 225[2]. Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы приказов по кадрам. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов[3].

Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (ст.

Проверяем документацию кадрового подразделения

Важно

Если у аудитора после ознакомления с результатами анкетирования остаются какие-либо вопросы, он может лично поговорить с начальниками всех подразделений.

• Проектирование, групповые дискуссии. Группы аудиторов зачастую собирают руководителей подразделений и проводят с ними дискуссии по вопросам управления персоналом, в результате которых у руководящего состава улучшается понимание того, как нужно действовать с работниками для повышения эффективности деятельности и приведения ее в полное соответствие с законодательством.
• Экстраполяция.
  При проведении аудитов проверяющие комиссии зачастую переносят ситуацию, сложившуюся в данный момент на предприятии, в будущее и определяют последствия использования такой политики в области взаимодействия с кадрами.

Как провести кадровый аудит персонала предприятия своими руками?

• Правильное оформление документов работников (трудовых книжек, соглашений и заявлений).
• Наличие и оформление бумаг по учёту кадров: приказы о приёме на работу и об увольнении, распоряжения о предоставлении отпусков и командировок, личные карточки рабочих, табели учёта времени, должностные инструкции.
• Наличие локальных актов о взаимодействии с работниками (коллективный договор, положение о порядке обработки персональных данных, правила поведения на рабочем месте, правила внутреннего распорядка) и осуществление их ознакомления с основными положениями этих документов.

Когда необходима проверка? Аудит необходим при приближающихся проверках со стороны государственных надзорных организаций: трудовой и налоговой инспекций.

Карьера

Определение пакета необходимых документов Каждый работодатель должен, используя законодательную базу[1], создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.
Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе.
Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек – статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189, графика отпусков – статьей 123. Узнайте о карточке т 2 О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ).

Проводим внутренний кадровый аудит

Внимание

Один из этапов этого процесса – аудит кадрового делопроизводства. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

• при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
• при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
• при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
• при смене руководства организации;
• при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги.

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Благодаря этому кадровые работники получают возможность обнаружить, исправить допущенные неточности, тем самым повысить профессиональный уровень. Этот метод имеет и отрицательные стороны: Сотрудники не всегда готовы Объективно оценить свою работу Проверяющие могут целенаправленно Не указать обнаруженные ошибки Дабы этого избежать, лучше создать собственный отдел аудита. Для этого нужно разработать и утвердить внутренние нормативные акты: Положение об аудите Закрепляющее цели, права и обязанности, взаимодействие с иными структурными подразделениями проверяющего отдела Должностные инструкции специалистов Должность, назначение, подчиненность, соответствие требованиям Инструкцию с описанием порядка Технологии проведения оценки С помощью специальных служб Приглашение внешних консультантов позволяет получить дополнительные знания, ознакомиться с новым опытом, сэкономить время.

Как провести кадровый аудит

Чаще используется следующий план проведения аудита:

1. В интервью с руководством определяются цели проверки.
2. Формируется график и план.
3. Составляется список документов, подлежащих оценке.
4. Анализируются кадровые документы по категориям сотрудников.
5. Проверяются личные дела.
6. Обрабатываются полученные данные.
7. Составляются отчеты.

Инициатором проведения оценки может выступать:

• заместитель руководителя;
• директор.

Одновременно с анализом кадровой документации при проведении кадрового аудита изучаютсялокальные нормативные акты, касающиеся проверяемых бумаг. Весь процесс излагается на бумаге.

Порядок проведения кадрового аудита организации

После завершения проверки отчёт по проделанной работе вместе с рекомендациями по исправлению недочётов передаются руководству компании.Подробную инструкцию по проведению мероприятия вы можете посмотреть на следующем видео: Отчётность по результатам Основным документом, в котором оформляются все результаты проверки, является отчёт по аудиту. В нем приводятся результаты проверки деятельности руководителей всех подразделений, оценка этой деятельности (отличная, хорошая, удовлетворительная, неудовлетворительная) и план действий, которого следует придерживаться компании, чтобы к моменту настоящих проверок исправить все недочёты.

Как провести кадровый аудит

Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ. В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами: Что такое внутренний кадровый аудит? Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах. С какой целью проводится внутренний кадровый аудит? Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя.

Как правильно провести кадровый аудит

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. […] Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении.

Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности. При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Инфо

ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст.

5.27 КоАП РФ. Другие документы График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. График сменности. Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ). Табель учета рабочего времени. Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ.