Отдел кадров коммерческой организации», 2010, N 4 Вопрос: Можно ли работнику предоставить на ознакомление его личное дело? Ответ: На практике основная часть персональных данных работника хранится в его личном деле у работодателя. В соответствии с Законом N 152-ФЗ работник как субъект персональных данных обладает определенными правами на защиту своих персональных данных, имеющихся у работодателя. Статья 89 ТК РФ конкретизирует такие права работника. В частности, работник имеет право на полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных и свободный бесплатный доступ к своим данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. На основании п. 3 ст.
Личное дело государственного служащего
Важно
Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений[8]. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности[9].
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи[10].
Внимание
Работодатель должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела. Кроме этого, в силу Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“ организации при ликвидации должны передать документы по личному составу на хранение в соответствующий архив.
Поэтому оформленные надлежащим образом личные дела легче будет передать на архивное хранение. Состав личного дела Итак, как мы сказали выше, личное дело — это комплект документов, содержащих персональные данные работника.
Для государственных служащих состав личного дела определен Положением.
Лист ознакомления с личным делом работников учреждения
Инфо
Основными нормативными документами, в соответствии с которыми формируются личные дела, являются: · Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; · Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»; · Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 №609; · ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»; · Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службы Российской Федерации 06.10.2000.
Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего
С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел.
Инструкция по оформлению и учёту личных дел работников в 2017 году Документы ЛД и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно. Внутреннюю опись составляет работник, ведущий персональные данные сотрудника.
Документы в личном деле человека добавляются и учитываются в хронологическом порядке, по мере поступления новых данных. Важно К таким данным относятся свидетельства, приказы по личному составу и выписки из них, справки – любые, подтвержденные документально сведения, имеющие отношения к работе сотрудника.
Устное заявление служащего не является достаточным основанием для внесения изменений и дополнений в ЛД.
Организация работы с личными делами работников
ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей. Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»[1]. Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом.
Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п.
Личное дело — правила ведения
За незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, Уголовным кодексом РФ (часть 1 статьи 137) установлены следующие виды наказания: · Штраф до 200 000 рублей; · Штраф в размере заработной платы; · Обязательные работы на срок от 120 до 180 часов; · Исправительные работы на срок до 1 года; · Арест на срок до 4 месяцев. В случае распространения сведений о частной жизни гражданина с использованием служебного положения Уголовным кодексом РФ (часть 2 статьи 137) предусмотрены: · Штраф в размере от 100 000 рублей до 300 000 рублей; · Штраф в размере заработной платы; · Лишение права занимать определенные должности (заниматься определенной деятельностью) на срок от 2 до 5 лет; · Арест на срок от 4 до 6 месяцев.
Какие документы хранятся в личном деле работника
Гражданский служащий, уполномоченный на работу с персональными данными, может быть уволен за разглашение служебной информации (персональных данных гражданских служащих), ставшей известной ему в связи с исполнением им должностных обязанностей (подпункт «в» пункта 3 части 1 статьи 37 и пункт 5 части 1 статьи 57 Закона №79-ФЗ). Эта же норма содержится в Трудовом кодексе РФ (подпункт «в» пункта 6 части первой статьи 81 Кодекса).
За нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования и распространения информации о гражданах (персональных данных) Кодекс об административных правонарушениях РФ (статья 13.11) предусматривает административную ответственность в виде предупреждения или административного штрафа (для должностных лиц – от 500 до 1000 рублей; для юридических лиц – от 5000 до 10 000 рублей).
Ведение личных дел работников. на что следует обратить внимание?
Перечня личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, а личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, — постоянно. Ответственность за ведение личных дел Напомним, что вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона N 152-ФЗ и гл.
14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел (например, приобрести несгораемые шкафы).
Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность.
Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами. Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников.
Как часто нужно означамливать госслужащих с личным делом
В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника[11]. Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел.
Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения).
С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел.
Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г.№ 640 « О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»[1]. Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п.