Скачайте образец журнала регистрации входящих документов здесь (формат Word .doc) Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании. Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников. Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки. Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.
Скачать журнал регистрации входящих документов бесплатно в word excel формате
Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных. Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.
- В специальной электронной системе документооборота.
Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство.
Регистрация документов. входящая и исходящая корреспонденция.
Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота. Документы, не подлежащие обязательной регистрации Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности.
Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное). Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.
Журнал регистрации входящих и исходящих документов
Инфо
Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015. В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр.. Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа.
Внимание
Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры. Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа. Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.
Дополнительные графы В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.
Скачать образцы документов
Важно
Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания. Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.
Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.
Электронная Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.
Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора». В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения.
Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче. Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.
Составления журнала регистрации входящей документации
В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности.К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:
- Регистрационный номер;
- Дата поступления/отправки документа;
- Вид документа;
- Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
- Тема/содержание письма;
- Исполнитель.
Допускается наличие дополнительных граф, например:
- В дело №;
- Способ доставки письма или пр.;
- Количество страниц;
- Резолюция;
- Отметка об исполнении;
- Кем подписано;
- Примечание и т.п.
Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу.
Образец журнала регистрации входящих документов
В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.
- Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
- В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.
- Особенности ведения В журнал исходящей корреспонденции фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления, соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах.
В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).
4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов
- Дата. Проставляется календарная дата в формате день/месяц/год.
- Адресат (кому направляется бумага). Может быть указан в виде наименования организации или физического лица. В ряде случаев указывают несколько адресатов (если письмо направляется более чем одному получателю).
- Краткое содержание.
Здесь указывают сущность документа (ответ на запрос, пояснение, ответ на обращение граждан и т. д.), иногда — количество и состав приложений к нему. - Исполнитель (лицо, подготовившее документацию).
- Примечания (по необходимости, необязательная графа).
В ряде организаций с развитым делопроизводством или большим количеством подразделений книга содержит дополнительную графу «Куда помещено», в которой указывается номер дела или папки, в которую подшивают копию исходящей бумаги.
Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно
Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью:
- обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
- систематизации и обработки корреспонденции;
- облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
- обеспечения сохранности документов;
- проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.
Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу.
Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?
Существуют документы, которые подлежат обязательной регистрации, и те, для которых данное действие не требуется. Секретарь сортирует входящую документацию согласно требованиям. Что регистрировать, установлено внутренними положениями предприятия. Однако существует общепринятый перечень вносимых в журнал документов, среди них:
- Личные письма сотрудников предприятия;
- Анонимные бумаги;
- Документы от прочих организаций без идентификации;
- Коммерческие предложения, проспекты;
- Пригласительные, помимо официальных;
- Поздравительные открытки;
- Корреспонденция;
- Бухгалтерская документация, не имеющая сопровождения.
Также организация может вести раздельную регистрацию, тогда для корреспонденции предназначенной подразделениям там имеется свой образец журнала.
Также на предприятии могут вести регистрационные журналы для: Правила регистрации входящих документов в журнале Обрабатывать входящую почту необходимо с учетом правил:
- Документ, имеющий отношение к работе предприятия и нуждающийся в ответе руководства следует учитывать согласно правилам делопроизводства;
- Регистрация входящих документов происходит в день поступления;
- Каждый документ учитывается единично, все его копии и повторные дубликаты регистрируются под одним номером с оригиналом;
- Каждый номер должен быть уникальным – это своего рода идентификатор, благодаря которому можно отслеживать передвижение письма.
Унифицированной формы журнал не имеет, каждое предприятие располагает правом разрабатывать образец согласно необходимости.